Exercer le métier de secrétaire comptable est très enrichissant. C’est un travail qui implique la gestion des finances de l’entreprise, y compris la tenue des registres financiers, la facturation des clients et le traitement des paiements. Comment devenir secrétaire comptable ?
Le profil du poste de secrétaire comptable et ce qu’il implique
Le poste de secrétaire comptable englobe un large éventail de responsabilités liées à la gestion financière et administrative au sein d’une organisation.
Gestion comptable
Le secrétaire comptable joue un rôle indispensable au sein d’une structure. Il est responsable de la tenue de la comptabilité de l’entreprise. Il se charge notamment de la saisie des transactions financières et de la gestion des opérations comptables au jour le jour.
Ce professionnel s’occupe de la gestion des factures clients et fournisseurs. Il veille à ce qu’elles soient correctement enregistrées et payées à temps.
Déclarations fiscales et gestion de la trésorerie
Dans de nombreuses structures, les secrétaires comptables sont chargés de la préparation des déclarations fiscales. Ils veillent à ce que l’entreprise se conforme aux lois fiscales en vigueur.
Il surveille les mouvements de trésorerie, gère les comptes bancaires de l’entreprise, et s’assure que celle-ci dispose des liquidités nécessaires pour couvrir ses obligations financières. Dans certains cas, le secrétaire peut être responsable du traitement des salaires et du calcul des charges sociales.
Les qualifications requises : quelle formation pour devenir secrétaire comptable ?
Pour devenir secrétaire comptable en 6 mois, vous devez suivre une formation spécialisée. Cette dernière vous permet d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour exercer convenablement.
Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un bac pro gestion administration ou un BTS assistant de gestion PME-PMI. Il est également possible de choisir le DCG (diplôme de comptabilité et de gestion).
La formation pour devenir secrétaire comptable comprend plusieurs programmes tels que :
- le droit des entreprises,
- la gestion des ressources humaines,
- la comptabilité et les différentes opérations comptables,
- la communication,
- la mathématique,
- les relations professionnelles, etc.
Elle est accessible à tout le monde (demandeur d’emploi, salarié, etc.). En fonction de l’établissement, vous pouvez passer des tests avant d’être éligible. En plus des cours théoriques, la formation est également composée de la pratique.
Ce que vous apprendrez lors de votre formation
Lors de votre formation pour devenir secrétaire comptable, vous acquerrez un ensemble de compétences et de connaissances essentielles pour réussir dans ce domaine.
Principes comptables de base
Vous développerez une compréhension solide des principes comptables fondamentaux, tels que la partie double, les écritures, et la manière de documenter les transactions financières de manière précise.
Lors de votre formation, vous vous familiariserez avec l’utilisation de logiciels comptables couramment utilisés, tels qu’Excel, QuickBooks, Sage, SAP, etc. Cela vous aidera à saisir et à gérer les données financières de manière plus efficace et rapide. Vous acquerrez des compétences en matière de gestion financière.
Fiscalité et analyse financière
Lors de votre apprentissage, vous apprendrez également les bases de la fiscalité, y compris la préparation et la soumission des déclarations de TVA, d’impôt sur le revenu, etc. Vous vous familiariserez notamment avec les lois et les réglementations en vigueur, ainsi que les normes comptables internationales.
Vous apprendrez à analyser les états et à identifier les tendances financières d’une entreprise. Vous maîtriserez la gestion des factures, des paiements, des créances et des dettes envers les clients et les fournisseurs.
Gestion des salaires et éthique
Certains programmes vous permettront d’apprendre à calculer les salaires, à gérer les déductions, à préparer les bulletins de paie, et à soumettre les déclarations sociales.
À l’issue de votre formation, vous allez développer des compétences en communication pour interagir avec les départements internes, les clients, les fournisseurs, les banques et les organismes gouvernementaux. Vous serez sensibilisé à l’importance de l’intégrité et de la confidentialité dans le traitement des informations financières sensibles.
La formation peut inclure des méthodes pour résoudre des problèmes comptables et pour enquêter sur des incohérences ou des erreurs dans les données financières. Vous apprendrez aussi les concepts liés à l’audit financier.
Un stage ou un apprentissage
Le stage ou l’apprentissage sont deux options importantes pour acquérir une expérience pratique et mettre en application les connaissances que vous avez acquises lors de votre formation.
Le stage
Un stage est généralement une période temporaire de travail au sein d’une entreprise, d’une organisation ou d’un cabinet comptable. La durée peut varier, mais elle est souvent de quelques mois (3 à 6).
Il vous permet d’acquérir une expérience pratique et de mettre en application les compétences que vous avez apprises pendant votre formation. Il peut être rémunéré ou non, en fonction de l’entreprise et des réglementations locales.
Durant cette période, vous travaillerez sous la supervision d’un mentor ou d’un responsable, qui vous guidera et vous donnera des retours d’expérience. C’est l’occasion d’apprendre de manière plus informelle et de découvrir la réalité du travail comptable au sein de l’entreprise.
Les stages offrent fréquemment plus de flexibilité en termes de durée et de disponibilité, ce qui peut être avantageux si vous avez d’autres engagements.
L’apprentissage
Un apprentissage est un programme structuré qui combine la formation en classe avec une expérience de travail pratique. Il s’agit d’un engagement à plus long terme, qui peut durer quelques années. Il est généralement rémunéré.
Pendant un apprentissage, vous suivrez un programme de formation formelle qui peut comprendre des cours en comptabilité, des sessions de développement professionnel et des examens. Cela vous permet de développer une expertise plus complète dans le domaine.
Les programmes sont conçus pour former des professionnels compétents et qualifiés. Avec cette option, vous êtes mieux préparé à occuper un emploi de secrétaire comptable.
Comment vous constituer un portefeuille ?
Un portefeuille démontre vos compétences, vos réalisations et votre expérience, ce qui peut être précieux pour trouver un emploi et évoluer dans votre carrière. Voici quelques astuces pour le constituer.
Identifiez vos objectifs et collectez des exemples de travail
Avant de commencer à constituer votre portefeuille, réfléchissez à vos objectifs professionnels. Quel domaine de compétence souhaitez-vous mettre en avant ? Quels types de clients ou d’employeurs visez-vous ?
Passez en revue votre expérience professionnelle, vos projets et vos réalisations passées en tant que secrétaire comptable. Identifiez les tâches importantes que vous avez accomplies, les problèmes que vous avez résolus et les contributions que vous avez apportées à l’entreprise.
Choisissez des exemples de travail qui mettent en évidence vos compétences et réalisations. Cela peut inclure des documents que vous avez créés (comme des rapports financiers, des feuilles de calcul, des déclarations fiscales, etc.), ou des exemples de tâches de comptabilité que vous avez exécutées avec succès.
Organisez vos éléments
Organisez les éléments de votre portefeuille de manière logique et cohérente. Créez des catégories ou des sections qui reflètent vos compétences ou vos domaines d’expertise. Par exemple, vous pourriez avoir des sections telles que « Comptabilité », « Gestion fiscale », « Projets de finance personnelle », etc.
Vous pouvez choisir de créer un portefeuille numérique en utilisant des plateformes en ligne telles que LinkedIn. Vous avez également la possibilité de créer un portefeuille physique en imprimant vos travaux et en les organisant dans un classeur ou un portfolio professionnel.
Créez une présentation convaincante
Chaque élément de votre portefeuille doit être accompagné d’une brève description qui explique ce que vous avez fait, les compétences que vous avez utilisées, et les résultats obtenus. Faites en sorte que votre document raconte une histoire convaincante de votre parcours professionnel.
Un portefeuille n’est jamais vraiment terminé. Vous devez le mettre à jour régulièrement pour refléter vos compétences et vos réalisations les plus récentes. À mesure que vous acquérez de nouvelles connaissances ou travaillez sur de nouveaux projets, ajoutez-les à votre document.
Salutations, Eglantine à votre service pour tout ce qui concerne l’économie et la finance !
