Quel tampon privilégier pour son entreprise ?

Dans le cadre de ses activités, une entreprise est amenée à délivrer des actes administratifs. Pour ce faire, l’un des outils les plus utilisés est le tampon. Il reflète l’image de marque de la société, mais il est également d’une grande importance pour sa notoriété.

Aujourd’hui, il existe une multitude de tampons qu’on peut utiliser pour marquer les documents, archiver une facture, accompagner les signatures sur les bons de commande ou encore indiquer la réception d’un courrier. Ainsi, ce n’est pas toujours évident de choisir un tampon pour son entreprise.

Dans cet article nous vous présentons les différents types de tampons pour entreprise.

C’est quoi un tampon et à quoi sert-il ?

Le tampon est un outil qui permet de certifier une production ou un service d’une entreprise et d’authentifier un document. Il accompagne la signature du dirigeant apposé sur les factures, les devispourattester qu’ils proviennent bien de la société en question.

Encore appelé tampon encreur ou grossièrement cachet, il est généralement utilisé dans les entreprises pour marquer les coordonnées ainsi que le nom d’une société sur un document. Sur le plan juridique, le tampon permet d’attester de la légitimité d’un document, sans avoir de valeur légale.

La présence d’un cachet au bas d’une page certifie les informations qui y sont renseignées. Précisons que la création de tampon en ligne est possible, rendez-vous sur le site Otypo pour voir des exemples.

Le tampon est très pratique lorsque vous devez signer des dizaines, voire des centaines de documents ou pour tamponner de nombreuses lettres et des colis. Un seul geste de la main vous permettra d’apposer toutes les informations concernant votre entreprise.

En outre, vous n’aurez pas à écrire à la main l’adresse de votre société ou encore le numéro SIRET de celle-ci sur plusieurs documents. En utilisant les tampons, il est plus facile de partager vos coordonnées et de dater des documents.

Quels sont les différents types de tampons pour entreprise ?

Il existe différents types de tampons dont vous aurez besoin dans le cadre des activités de votre société.

Le tampon standard

C’est généralement le tampon le plus utilisé au sein des services administratifs d’une entreprise. C’est l’idéal pour organiser vos courriers, pour le triage et la gestion des documents échangés avec les clients.

Il suffit de tamponner pour classer plus aisément les documents destinés à l’archivage papier. On utilise ce type de tampons pour apposer des mentions spécifiques comme :

• Document original ;
• Payé ;
• Urgent ;
• Reçu le ;
• Copie ;
• Etc.

Les différents gérants de la société peuvent avoir leurs propres tampons afin de vérifier d’où viennent les ordres et les autorisations.

Le tampon numéroteur

C’est le tampon qu’il vous faut si vous souhaitez numéroter vos documents de façon rapide, simple et efficace. Une fois le numéro apposé sur les documents, vous pourrez les relier entre eux à une référence pour pouvoir ensuite les classer.

Et pour faciliter votre classification, le tampon numéroteur peut évoluer automatiquement sans manipulation. Ainsi, à chaque fois que vous tamponnez un document, le chiffre peut changer de même que vous pouvez définir un nombre de répétitions nécessaires avant le changement, ce qui réduit les risques d’erreurs.

Le tampon dateur

Utiliser le tampon dateur permet d’apposer une date de réception sur un courrier ou de préciser la date d’écriture d’un document. Cela vous permet de savoir quand un bon de commande a été émis ou encore quand une facture a été payée par le client.

Le tampon est équipé d’un petit tour de molette qui permet de choisir facilement la date à mettre sur le document. Certaines mentions comme « reçu le » ou « envoyé le » peuvent y être ajoutées. Le tampon est adapté à la nouvelle date soit de façon manuelle, soit de façon automatique.

Il s’agit là d’un excellent moyen de remonter dans l’historique de la société à travers ces documents.

Le tampon de poche

Il existe des tampons en format de poche. Ils sont plus discrets, compacts et donc plus faciles à transporter. Si vous êtes un représentant commercial ou un chef d’entreprise qui a l’habitude de vous déplacer régulièrement, vous devriez opter pour ce type de tampon.

Contrairement aux autres tampons, le tampon de poche contient moins d’éléments. Cependant, on peut y trouver des informations essentielles comme le nom de l’entreprise, le logo et les numéros de téléphone. C’est une manière simple et efficace de reconnaissance et d’authentification d’une entreprise auprès du grand public, des clients et des partenaires.

Le tampon simple

Ce type de tampon encreur est utilisé avec une cassette d’encre. On vient humidifier et imprégner le tampon dans une encre avant de l’appliquer sur le document de son choix. Ce tampon peut donc être utilisé avec différents types d’encres, de coloris différents.

C’est l’idéal pour les petites entreprises qui ne produisent pas un grand nombre de documents.

Le tampon à usage intensif

Le tampon à usage intensif est l’opposé du tampon simple. C’est le tampon idéal si vous êtes une entreprise qui produit un grand nombre de documents ou qui utilise régulièrement des tampons.

Ces tampons sont extrêmement résistants, car ils sont fabriqués dans des matériaux solides. Ils associent résistances, ergonomie et confort de fonctionnement.

Le tampon personnalisé

Il s’agit d’un tampon unique, car il est personnalisé selon les besoins de l’entreprise. C’est l’idéal pour authentifier et identifier une organisation ou une entreprise. Vous pouvez y afficher toutes les informations qui vous semblent importantes telles que l’adresse, les numéros de téléphone, le nom de l’entreprise, etc.