Les projets sont inhérents à la vie d’une entreprise. Il est capital de les gérer suivant les règles de l’art pour assurer leur réussite. À cet effet, le recours à certains outils s’impose. Se présentant comme des solutions numériques, les logiciels d’ERP (Enterprise Ressource Planning) sont connus pour leur utilité. Ils sont disponibles en grand nombre sur le marché de l’informatique, proposés par plusieurs éditeurs. Le choix d’un ERP ne devrait pas se faire sans une évaluation primordiale des différentes possibilités. Découvrez comment choisir la meilleure option pour mener avec succès la gestion de vos projets !
Tenez compte des besoins de votre entreprise
Les logiciels d’ERP ou de PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ne sont pas tous similaires. Les éditeurs prennent en compte la diversité des besoins des entreprises pour concevoir leurs solutions. En effet, vous avez la latitude de trouver un outil de gestion de projet qui convient spécifiquement à votre structure. La première chose à faire pour le trouver est alors de recenser les besoins de l’entreprise sur ce point. Ces derniers peuvent varier en fonction de la taille de l’organisation et de votre activité.
Il est toutefois possible d’obtenir un logiciel complet adaptable à l’envergure de votre structure. Il vous suffit de définir les attentes à combler afin de faire dimensionner l’ERP convenablement. Pour une grande entreprise composée de plusieurs départements (comptabilité, gestion des stocks, production…), une solution de type généraliste ou industriel est indiquée. Un tel ERP est le plus souvent nativement intégré à l’écosystème des outils bureautiques. En effet, toutes les tâches internes relatives au pilotage de projet s’exécutent aisément.
De ce point de vue, un ERP comme celui proposé par Microsoft serait un bon choix. En exemple, grâce à Business Central, les données sont centralisées, accessibles à distance et même sur mobile, les processus sont simplifiés, etc. Si vous avez une toute petite entreprise et n’avez pas d’énormes projets à gérer ni un gros budget, vous pouvez choisir un ERP open source. Ce type de logiciel se caractérise par la facilité avec laquelle son socle se modifie. Il s’avère intéressant pour une entreprise dont les projets changent de nature fréquemment.
Évaluez la fonctionnalité de l’ERP aujourd’hui et à l’avenir
Un ERP est globalement doté d’une kyrielle de fonctions. Pour faire le choix idéal, il ne s’agira pas de privilégier les logiciels les plus nantis sur ce plan. Il faut plutôt cibler ceux qui peuvent se révéler réellement utiles pour votre organisation en temps réel et aussi à l’avenir. Veillez à vous intéresser à l’apport des solutions disponibles pour la gestion des flux de données au niveau des divers services. Vérifiez si l’ERP que vous voulez choisir est flexible et permet de traiter les informations en continu au cours du pilotage de projets.
Au-delà de vos besoins du moment, projetez-vous sur un futur proche et demandez-vous si le logiciel saura répondre aux prochains défis. En réalité, l’acquisition d’un ERP représente un investissement non négligeable. Il est donc important de choisir un outil que vous pourrez adapter à l’évolution de votre entreprise. Assurez-vous que vous aurez le loisir d’ajuster des modules et même d’en ajouter en fonction des besoins.
Prêtez attention à la plateforme d’hébergement de l’ERP
Le mode d’hébergement des informations est un critère à prendre en compte pour faire le choix du bon ERP. Il faut noter que la gestion de la sauvegarde des données peut être assurée à l’intérieur ou à l’extérieur de votre entreprise selon l’option effectuée. En l’occurrence, les logiciels de planification de projet dits « on premise » impliquent un hébergement en interne. En y recourant, vous n’avez pas à vous abonner aux services d’un prestataire spécialiste. En revanche, vous devez faire face à l’administration et à la maintenance des infrastructures d’hébergement de données.
Il est donc essentiel d’avoir des ressources techniques suffisantes au sein de l’entreprise pour accomplir ces tâches. En raison de ces contraintes, bon nombre d’organisations se tournent vers les ERP de la catégorie des SaaS (Software as a service) dont les flux de données sont gérés à l’externe.
Avec une telle solution, l’hébergement se fait sur le cloud. Par conséquent, vous n’aurez pas à vous occuper des tâches liées à la sécurisation des informations. L’éditeur s’en charge pour vous. De plus, l’hébergement sur le cloud est économique, d’autant plus qu’il n’est pas nécessaire d’investir dans l’achat de serveurs et la maintenance.
Considérez le coût de l’ERP
En suivant les indications ci-dessus fournies, vous parviendrez certainement à présélectionner quelques ERP. Pour écourter davantage votre liste et retenir les deux ou trois meilleures solutions, tenez compte du coût de chacun de ces logiciels. Pour information, le prix varie selon :
- les fonctionnalités,
- le nombre d’utilisateurs,
- l’infrastructure informatique à déployer,
- l’étendue de l’intégration au sein du système d’information,
- les services de maintenance,
- la capacité d’évolution,
- la personnalisation, etc.
Veillez à considérer le coût total des ERP qui vous intéresseraient et non seulement le coût initial. N’oubliez pas, non plus, le tarif de l’abonnement sur le moyen et le long terme. La plupart des progiciels de gestion intégrée ont un cycle de vie moyen allant de 7 à 10 ans. Vérifiez ce que vous coûterait chaque ERP sur une telle durée. N’hésitez pas à poser le maximum de questions aux prestataires sur les éventuels frais à payer pour exploiter leurs logiciels. Vous aurez en effet une idée relativement claire du budget à prévoir.
Prenez en compte l’accompagnement technique offert par le prestataire
La mise en œuvre et la maintenance d’un ERP sont des activités techniques qui nécessitent des compétences spécifiques. Afin de tirer pleinement parti de la solution que vous aurez choisie, vous aurez besoin d’un accompagnement continu. Le prestataire devrait se mettre à votre service pendant et après l’implémentation du logiciel dans le système d’information. Vous saurez ainsi gérer le temps dans votre entreprise au profit de la productivité.
Demandez à différentes sociétés des détails sur le support technique que chacune met à disposition des clients. Veuillez choisir comme partenaire un prestataire qui s’engage à faire évoluer le logiciel qu’il aura mis en place. Cherchez à savoir s’il a déjà l’habitude d’assurer un tel suivi. Vous pouvez lui demander des références et contacter d’anciens clients pour obtenir des précisions à ce sujet. Vous ferez alors le choix le plus optimal qui soit pour votre ERP.
Salut, c’est Antho ! Auto-entrepreneur depuis peu, je suis venu pour donner des conseils à tout ceux qui veulent mieux maitriser le monde impitoyable de l’entreprise !