Pour l’entreprise, le suivi du temps de travail des salariés relève d’une obligation légale prévue dans le Code du travail. D’un côté, les données récoltées lui permettent de préparer avec précision les bulletins de paie. En parallèle, les employés gagnent en efficacité et en productivité grâce à un travail structuré et à une meilleure vision des échéances. Plusieurs logiciels dédiés à la gestion du temps sont disponibles sur le marché, mais il appartient à l’entreprise de choisir celui répondant le plus à ses besoins. Elle doit également appliquer certaines méthodes spécifiques afin de profiter des avantages de ce type de logiciel sur le long terme.

Pourquoi gérer le temps de travail des salariés d’une entreprise ?

Suivre le temps de travail de ses salariés est une obligation légale afin de respecter les durées imposées par la loi. Cela permet également de justifier les bonnes pratiques de l’employeur en cas de litige.

Le suivi du temps de travail : une obligation légale

Le Code du travail oblige chaque entreprise à comptabiliser et à contrôler les heures travaillées par chacun de ses employés. Si ces derniers sont dans un même service, mais qu’ils n’ont pas le même horaire collectif, leurs heures de travail doivent être décomptées quotidiennement. Tel est également le cas s’ils appartiennent à une même équipe ou à un même atelier, comme le prévoit l’article D. 3171-8 du Code du travail.

Le suivi journalier doit être réalisé par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période, ou par relevé du nombre d’heures effectuées. Ce contrôle peut aussi être réalisé chaque semaine par récapitulation du nombre d’heures accomplies par chaque employé. Quelles que soient la fréquence du suivi et la technique utilisée, par exemple le pointage mobile, cette gestion du temps doit nécessairement être effectuée par l’employeur.

Suivre le temps de travail de ses salariés permet aussi à l’employeur de valoriser les heures effectuées par les collaborateurs. L’entreprise sera ainsi en mesure de calculer les rémunérations, les majorations d’heures supplémentaires, etc.

La gestion du temps, pour une bonne organisation des journées de travail

Ce système de suivi est aussi le meilleur moyen d’organiser une journée de travail dans le respect des prescriptions légales. Ces dernières font référence :

  • au temps de travail (au maximum 10 h par jour et 48 h par semaine ou bien 44 h sur 12 semaines consécutives),
  • à l’amplitude journalière (13 h au maximum),
  • au temps de repos (au moins 11 h consécutives par jour et 35 h par semaine) et de pause (20 min toutes les 6 h).

Chaque employeur est tenu d’afficher l’organisation de la journée de travail, sous peine d’une amende de 750 € par employé.

Afin d’aider les gestionnaires RH dans cette mission de contrôle, des logiciels de suivi de temps de travail sont disponibles. Certaines tâches administratives, dont le checking des heures de présence et d’absence, la gestion des pauses et le suivi des heures supplémentaires, sont ainsi automatisées.

gestion du temps en entreprise

Comment la gestion du temps peut-elle aider une entreprise à devenir plus efficace ?

La gestion du temps de travail des employés va au-delà du cadre légal, car elle constitue aussi un gage de réussite en entreprise. Des outils de reporting peuvent être mis en place afin de détailler et/ou de résumer les temps d’occupation de chaque salarié. Ainsi, les dirigeants seront en mesure d’identifier les tâches les plus chronophages et de gagner du temps en les automatisant.

Le service commercial peut aussi justifier les tarifs fixés par l’entreprise pour ses diverses prestations. Généralement, un projet ayant nécessité un temps de traitement important mérite une facturation proportionnelle à cet engagement. Cependant, si un employé passe beaucoup de temps sur une tâche, cela peut cacher des problèmes comme la non-maîtrise du sujet. Il peut aussi rencontrer des difficultés, comme le manque de moyens techniques et d’assistance. De plus, cela inclut l’hypothèse qu’il ne passe pas assez de temps sur d’autres tâches. Or, cette situation peut fausser les chiffres sur la productivité des salariés et de l’entreprise.

Pour y remédier, il est essentiel de prendre du recul afin d’analyser les acquis, les ressources disponibles et les axes d’amélioration. Ainsi, l’employeur peut prévoir des formations en vue de combler les lacunes, demander en renfort des personnes expérimentées, etc. Il est vivement conseillé de prendre son temps, dans l’objectif de prioriser les tâches et ainsi d’en gagner un maximum dans les réalisations. De cette manière, le salarié gagnera en performance et en efficacité.

Quelles sont les différentes solutions pour suivre le travail des employés ?

Afin de bien suivre le travail de leurs employés, les entreprises peuvent compter sur les fonctions des logiciels dédiés à cette mission. Des outils ont été conçus afin de gérer les plannings de manière à offrir à toute l’équipe une visibilité de la journée. Ils offrent la possibilité de dupliquer les plannings ou encore de programmer automatiquement des évènements réguliers.

Certains logiciels permettent la récupération des données fournies par les badgeuses ou les appareils de pointage. Cela donne la chance aux salariés et à l’entreprise de connaître exactement les heures de travail effectuées à une date précise. Ainsi, les dirigeants n’auront plus à vérifier un par un le temps de présence et d’absence de chaque employé. Il est également possible de programmer une alerte mettant en avant les personnes souvent en retard, celles réalisant des heures supplémentaires récurrentes, etc.

D’autres logiciels réalisent des prévisions en vue de préparer et de structurer l’organisation d’une équipe ou d’un service. Ainsi, les managers peuvent prévoir les périodes nécessitant une demande importante d’effectif et, inversement, les journées un peu plus creuses. En outre, ils sont aussi en mesure de répartir et de valider les congés des employés.

Il est à noter que certains logiciels de gestion du temps de travail sont compatibles avec les outils de paie. Cela permet de calculer facilement les éléments variables de la paie, tout en prenant en compte les contraintes réelles (jours fériés, heures supplémentaires…).

gestion du temps bureau

Comment choisir la bonne solution de gestion du temps pour son entreprise ?

Le principe est de choisir le bon logiciel de gestion du temps de travail en fonction des besoins de l’entreprise. Ce choix repose essentiellement sur l’organisation de cette dernière, car cela l’orientera vers une version plus ou moins avancée de l’outil. Deux types d’organisations peuvent se distinguer. Une entreprise ayant une organisation simple a des horaires fixes, n’a pas de travail de nuit, évite autant que possible les heures supplémentaires… En revanche, une organisation plus complexe inclut par exemple des horaires variables, des prestations de nuit et des contrats à temps partiel.

Connaître son système organisationnel permet ensuite de choisir le logiciel de gestion de temps en fonction des applications adéquates. Il existe des applications prenant en compte les heures spéciales comme le travail intermittent et le travail pendant les jours fériés. Certaines applications traitent les chevauchements, notamment le passage d’une journée de travail à une autre ou bien d’une semaine à une autre. Elles peuvent aussi être spécialisées en traitement de jours de Compte épargne-temps (CET), de RTT, de repos compensateurs, etc. D’autres comptabilisent les heures supplémentaires malgré des horaires variables, prennent en considération les compensations de retard en cas d’horaires fixes. D’autres se spécialisent enfin en gestion illimitée de badges.

Comment mettre en place et optimiser sa solution de gestion du temps ?

Il est clair qu’un logiciel de gestion de temps a deux principales fonctions. On parle notamment de la gestion du temps de travail effectué et du suivi des plannings des équipes. Afin de le mettre en place, il convient dans un premier temps de définir les objectifs de son entreprise et de connaître les spécificités de l’activité. Les dispositions légales sont également d’une importance capitale.

Ensuite, il convient de désigner un chef de projet de mise en place du logiciel afin d’être sûr de mener à bien l’ensemble du processus. Les objectifs consistent à avoir une vision globale de l’organisation et à anticiper les problèmes rencontrés à travers cet outil.

Enfin, il importe d’impliquer les acteurs ayant accès au logiciel de gestion du temps (collaborateurs, managers…). Cette implication peut se concrétiser par l’intermédiaire de formations en configuration et en utilisation du logiciel, permettant à l’équipe d’être opérationnelle le plus rapidement possible.

Quelle est la meilleure manière de maintenir son nouveau système de suivi ?

Les logiciels de gestion du temps de travail sont nombreux, mais le secret pour maintenir son système efficace est la constance. Comme dans un régime alimentaire, un écart peut en entraîner un autre, jusqu’à ce que cela devienne une situation habituelle. Faire preuve de constance dans sa démarche est possible avec les techniques suivantes :

  • la méthode GTD ou Getting Things Done (s’articulant autour des cinq actions « collecter », « traiter », « organiser », « réviser » et « agir »),
  • la to-do list ou liste des choses à faire (consistant à lister les tâches à accomplir, à leur affecter une priorité et à les classer selon leur ordre de priorité),
  • la technique Pomodoro ou technique de la tomate (visant à rester concentré sur une seule tâche pendant une session de 25 min, à se reposer brièvement et à reprendre pour une autre session de 25 min),
  • la matrice d’Eisenhower (permettant de classer les tâches selon quatre niveaux d’importance et leur degré d’urgence).

Quelle que soit la technique appliquée, une fois que le logiciel de gestion de temps est installé et utilisé, il est aussi important de ne pas procrastiner. Cette astuce évite effectivement les conséquences néfastes sur la productivité, le respect des deadlines, la charge mentale, la motivation, etc. En effet, avoir un planning bien pensé aide à réduire le stress et à éviter le burn-out, mais également le bore-out.