Afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous avez besoin d’un système performant pour gérer le salaire des employés. Ainsi, vous vous assurez de respecter les dates fixées pour qu’ils reçoivent leur salaire. Un tel processus peut être facilité par l’utilisation d’un logiciel de paie qui apparaît comme une solution rapide et efficace. Cet outil est généralement fourni par des prestataires contre un abonnement.
Quels sont les coûts cachés d’un logiciel de paie obsolète ?
L’une des principales fonctionnalités d’un logiciel de paie est l’automatisation de la préparation des bulletins de salaire. Ils sont élaborés pour chaque salarié en tenant compte d’un grand nombre de paramètres :
- les heures de travail effectif,
- les congés,
- les absences.
Étant donné que ces données sont différentes pour chaque membre du personnel, chaque fiche de paie doit être unique.
Par ailleurs, pour bien fonctionner, ce type d’outil doit également tenir compte de la législation en vigueur. En matière de distribution des salaires, les lois sont strictes et évoluent régulièrement. Cela conduit à la modification des éléments qui doivent être pris en compte ou qui ont besoin de figurer sur les bulletins de salaire. Avec un logiciel de paie obsolète, vous ne profiterez donc pas d’une mise à jour automatique.
Ainsi, vous risquez de produire des fiches de paie non conformes. En plus de devoir certainement les reprendre, il n’est pas exclu que la société soit sanctionnée par une amende, voire pire. Vous perdrez sûrement du temps et de l’argent. Par conséquent, il est nécessaire d’utiliser un système constamment mis à jour.
De plus, il est possible de recourir à un logiciel de paie gratuit afin d’élaborer des fiches de paie pour vos employés. Il ne disposera pas des options avancées proposées par des outils payants. Toutefois, il permettra d’assurer une gestion de paie efficace et simplifiée. Vous aurez ainsi des fiches à jour et prêtes à temps.
Comment calculer le coût réel de votre ancien système de paie ?
Le coût réel d’un logiciel de paie obsolète ne se limite pas aux frais mensuels que vous devez engager pour renouveler votre abonnement. Afin de le calculer, vous devrez prendre en compte plusieurs paramètres. Il faudra notamment considérer les dépenses à faire pour les mises à jour. En effet, les solutions de paie obsolètes sont rarement mises à jour automatiquement.
Pour les faire évoluer, il faut solliciter l’intervention d’un prestataire qui enverra des personnes aptes à faire la mise à jour. Bien entendu, cette opération aura un coût qui se divise généralement en deux parties. Vous devrez financer les frais de mise à jour d’une part et d’autre part, ceux liés au déplacement de l’expert.
Avec un logiciel de paie obsolète, il y a également toutes les dépenses réalisées dans le cadre des réinstallations. L’un des principaux points faibles de ce type de solution est leur incapacité à s’adapter à plusieurs systèmes. Ainsi, lorsque ce sont vos appareils informatiques qui évoluent, les chances que votre logiciel ne soit plus compatible sont très élevées. Si vous désirez garder le même outil, il faudra procéder à une nouvelle installation qui tiendra compte de vos nouveaux systèmes d’exploitation.
Quels sont les avantages d’une mise à niveau vers une solution de paie moderne ?
Compte tenu des nombreuses insuffisances que peut avoir un logiciel de paie obsolète, il est préférable de le changer. L’idéal est de vous tourner vers une solution plus moderne et en accord avec votre entreprise. Vous aurez d’ailleurs maints avantages à en tirer. D’une part, vous aurez la possibilité de réaliser des économies.
En effet, avec un logiciel moderne, les coûts cachés sont limités ou carrément inexistants. Les mises à jour sont automatiques et ne requièrent aucune intervention. Dès l’instant où de nouveaux éléments peuvent être ajoutés, ils sont immédiatement inclus pour que vous puissiez y avoir accès.
D’autre part, vous n’aurez pas besoin de revisiter tout votre matériel pour installer votre outil. Lorsque ce dernier est moderne, il est forcément pensé pour s’adapter au plus grand nombre de systèmes. Il dispose d’une grande adaptabilité ; ce qui vous permet d’en faire usage aisément.
Comment choisir le bon logiciel de paie pour votre entreprise ?
Choisir un bon logiciel de paie doit se faire de manière précise et réfléchie. Avant tout, il faut que vous fassiez le point sur vos besoins. Si vous désirez synchroniser ce processus au suivi RH ou à la gestion comptable pour plus d’efficacité, les options que la solution doit vous proposer sont bien précises.
Ensuite, vous devrez vous assurer de la facilité d’utilisation de la solution. Un outil complexe sera difficile à comprendre et à utiliser rapidement. Vous aurez besoin de plus de temps pour le maîtriser et cela va ralentir vos processus. Dans certains cas, il n’est pas exclu que vous deviez même organiser des formations avec le prestataire. Il est préférable d’éviter de prendre du retard en privilégiant des logiciels simples et intuitifs.
Enfin, vérifiez les différents tarifs appliqués par le prestataire. Si vous avez accès à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin avec une version gratuite, il sera inutile de payer un abonnement. Si à l’avenir, vous ressentez le besoin d’utiliser de nouvelles fonctionnalités, rien ne vous empêche de chercher une autre solution pour y avoir accès.
Par ailleurs, il est toujours utile de procéder à une comparaison de différents logiciels. Demandez des devis aux différents prestataires et étudiez les différentes options. Cette méthode vous permettra de trouver le meilleur logiciel de paie au meilleur prix. Vous pourrez donc booster votre gestion des paies avec un minimum de contraintes, tout en restant dans la limite de votre budget.
Comme vous pouvez le voir, il existe des logiciels de paie modernes et gratuits qui s’avèrent tout aussi efficaces que des systèmes payants. Ils vous permettent d’automatiser l’élaboration des bulletins de salaire pour simplifier la gestion de votre entreprise, tout en respectant la législation en cours.
Salut, c’est Antho ! Auto-entrepreneur depuis peu, je suis venu pour donner des conseils à tout ceux qui veulent mieux maitriser le monde impitoyable de l’entreprise !
