À l’instar de tout autre bureau administratif, le cabinet d’un médecin a aussi besoin d’une bonne organisation dans les prises de rendez-vous, l’accueil des clients et la gestion du standard téléphonique. À cet effet, il s’avère nécessaire de le doter d’un professionnel spécialisé dans ce domaine : le secrétaire médical. Ce métier à la fois administratif, mais aussi tourné vers l’humain devient de plus en plus populaire avec la création de nombreux centres médicaux. La demande de spécialistes dans ce domaine est existante, mais le nombre de travailleurs est assez réduit. Il s’agit alors d’un secteur qui offre des opportunités d’emploi si vous ressentez le besoin de servir.

Présentation et rôle du secrétaire médical

Dans beaucoup d’administrations, l’accueil téléphonique, l’assistance des clients, la gestion des dossiers et des rendez-vous sont assurés pour un secrétaire. Dans le domaine de la médecine et de la prise en charge des personnes, ce professionnel est appelé secrétaire médical. Sa fonction va au-delà de celle des professionnels des autres secteurs.

Le secrétaire médical est en effet l’assistant du médecin et le gestionnaire de son agenda et du standard téléphonique du cabinet. Il est l’intermédiaire entre le médecin et les patients, car il représente le premier contact. Il est l’interlocuteur, le conseiller et l’agent de renseignements de tous les usagers d’un centre médical.

Le secrétaire médical est un professionnel qui s’y connaît aussi bien dans le domaine médical que dans les tâches administratives. Il sait alors orienter les patients vers les services correspondants à leurs besoins et les renseigne aussi sur les possibilités de prise en charge de leurs soins par les assurances. Il est alors à la disposition des patients, mais aussi des médecins et est à l’écoute de chacun d’eux.

Le secrétaire médical est une personne au courant de toutes les interventions qui se déroulent dans le cabinet au sein duquel il travaille. Tout comme le médecin et tout autre professionnel de la santé, il est soumis au secret professionnel. Rien de ce qu’il apprend concernant son travail ne sera révélé à un tiers.

Les formations pour devenir secrétaire médical

L’avantage avec ce métier est qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme académique spécifique pour l’exercer. Vous pouvez devenir secrétaire médicale après avoir suivi une formation auprès d’un centre de formation spécialisé. Pour avoir toutes les compétences et aptitudes, afin de mener à bien le métier de secrétaire médical, il faut nécessairement se former. Il n’existe cependant aucun diplôme certifié par l’état pour accéder à cette profession. Certains centres de formation en France proposent toutefois des cours, avec obtention de certificats pour devenir secrétaire médical.

Pour accéder à ces différentes formations, il faut nécessairement avoir le bac ou un niveau équivalent. Les candidats qui n’ont pas ce niveau doivent justifier d’au minimum 3 ans d’expérience dans le domaine hospitalier après leur BEPC ou CAP. Si vous envisagez de commencer votre formation après le bac, il est recommandé de passer le ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).

Lorsque vous respectez les conditions pour accéder à la formation pour devenir secrétaire médical, vous aurez le choix entre les écoles privées ou publiques. Vous pouvez aussi vous rapprocher du CNED (centre national d’enseignement à distance) ou de l’un des 8 centres d’instructions de la croix rouge.

La formation pour devenir secrétaire médical se déroule généralement sur une durée de 450 à 900 heures. Cela équivaut environ à 6 à 12 mois de cours en fonction du centre de formation que vous aurez choisi. Ce cursus prévoit un stage de 6 à 8 semaines pour permettre à l’apprenant d’avoir de l’expérience dans le domaine, afin de valider son apprentissage. Cette étape est indispensable, quels que soient l’école ou le centre dans lequel vous suivez votre formation.

Peu importe l’option choisie, un certificat sera délivré à l’issue de la formation, pour vous permettre d’exercer légalement ce métier. Si vous envisagez de travailler dans la fonction publique, vous devrez néanmoins passer un concours de la catégorie B, en plus de votre certificat.

Travailler avec un médecin

Les missions du secrétaire médical

Dans l’exercice de son métier, le secrétaire médical devra s’occuper de certaines tâches générales et spécifiques, en fonction du milieu dans lequel il intervient.

Les missions générales du secrétaire médical

L’une des principales tâches du secrétaire médical est la réception des appels téléphoniques du centre dans lequel il travaille. À travers ce canal, il informera les clients sur les possibilités de rendez-vous et la disponibilité du médecin pour leur prise en charge. Il se chargera aussi de l’organisation de toutes les activités qui se dérouleront dans le cabinet et actualisera le dossier de chaque client. Pour cela, il aura la charge de rédiger les comptes rendus de tous les actes médicaux qui se dérouleront dans la journée.

Le secrétaire médical a également la mission de s’occuper de toutes les démarches médico-administratives du cabinet et de tenir les dossiers de chaque patient. Il a le devoir de déclarer tous les actes médicaux réalisés auprès des organismes dédiés à cela. Il s’occupe aussi de la transmission des coordonnées des spécialistes disponibles, en cas de besoin. Pour la réalisation des démarches administratives, il doit être en contact avec les patients pour avoir toutes les informations indispensables.

Les missions spécifiques du secrétaire médical

En dehors de ses missions de base, le secrétaire assurera certaines tâches assez spécifiques :

  • effectuer le tri et l’enregistrement du courrier physique et électronique,
  • procéder à la collecte et à l’analyse des documents,
  • gérer les documents médico-administratifs,
  • s’assurer de la conformité de toutes les données du cabinet,
  • s’informer sur les appels d’offres,
  • s’occuper de la gestion comptable et budgétaire,
  • contrôler l’état du stock et gérer les approvisionnements,
  • coordonner l’intervention des équipes externes.

Pour gérer l’une ou l’autre de ces différentes tâches qui lui incombent, le secrétaire médical doit posséder certaines compétences.

Les compétences du secrétaire médical

Que ce soit pour les missions de base ou spécifiques, le secrétaire médical doit bénéficier de certaines aptitudes. Qu’elles soient acquises lors d’une formation ou durant ses recherches personnelles, celles-ci lui seront d’une grande utilité dans l’accomplissement de ses tâches. Il s’agit en général de :

  • la connaissance en modalité d’accueil,
  • la maîtrise des terminologies du secteur médical,
  • la capacité de nommer les actes médicaux,
  • avoir les bases en rédaction et techniques d’enregistrement au dictaphone,
  • savoir utiliser les outils bureautiques et collaboratifs,
  • maîtriser les techniques de classement et d’archivage de dossiers.

En plus de cela, il est indispensable qu’il soit en mesure d’informer les patients sur les détails liés à leur prise en charge. Le secrétaire médical doit aussi avoir des compétences en gestions comptables et administratives. L’organisation, la planification des missions et la gestion rationnelle des stocks et modes d’approvisionnement sont aussi des compétences à développer. Maîtriser également la nomenclature et le codage des actes médicaux fait partie intégrante des compétences du secrétaire médical.

Les qualités requises pour être secrétaire médical

Le métier de secrétaire médical est une profession hautement relationnelle et tournée vers l’humain. Pour cela, les aspirants devront disposer de certaines attitudes pour être à la hauteur de leurs missions. L’une des premières exigences du métier est le sourire. Que vous soyez au téléphone ou en face de la personne, elle doit sentir votre amabilité et être à l’aise en discutant avec vous. Vous devez aussi avoir de l’assurance et savoir rassurer votre interlocuteur. N’oubliez pas que vous faites partie d’un corps médical et que vous êtes le premier contact du cabinet ou d’un centre. Les patients doivent avoir toutes les réponses à leurs questions, tout en étant rassurés.

Le secrétaire médical doit aussi être multitâche, car il devra gérer plusieurs missions à la fois. Il doit alors avoir le sens de l’organisation et de la rigueur au travail. Étant donné qu’il devra s’occuper des formalités administratives et de la gestion des tâches du cabinet, la moindre erreur de sa part pourrait avoir de lourdes conséquences.

Par ailleurs, pour prétendre au poste de secrétaire médical, tout candidat doit avoir une bonne technique d’expression orale et écrite. Il doit aussi maîtriser les outils informatiques et les applications usuelles.

Pour finir, le secrétaire médical doit avoir des bases dans les prises en charge médicales. Il est aussi nécessaire qu’il soit en mesure d’intervenir en cas d’urgence, de reconnaître les cas spécifiques pour les prioriser ou les gérer.

 Formation secrétaire médicale

Le salaire moyen d’un secrétaire médical

Le métier de secrétaire médical est l’une des rares professions en France n’ayant pas subi les conséquences négatives de la crise sanitaire. Le domaine s’agrandit de plus en plus et nous sommes à plus de 50 000 secrétaires médicales dans le pays selon le recensement de l’INSEE. Malgré ce nombre assez important, il reste de nombreux postes à pourvoir dans les institutions et centres médico-sociaux.

Les professionnels de ce secteur sont alors très sollicités, ce qui justifie le montant de leur salaire. Il s’agit d’un minimum de 1430 € par mois pour les débutants qui travaillent dans la fonction publique. Pour ceux qui évoluent dans les centres et cabinets privés, le salaire brut en début de carrière avoisine 1 550 €.

Après quelques années d’exercice, vous pouvez espérer une rémunération mensuelle de l’ordre de 2 450 €. Vous atteindrez ce niveau plus ou moins vite, en fonction de vos expériences, mais aussi de l’environnement de travail dans lequel vous évoluez.

L’environnement de travail du secrétaire médical

Le domaine du secrétariat médical offre de nombreuses opportunités d’emploi pour tous les étudiants certifiés. Après votre formation, diverses possibilités s’offrent ainsi à vous quant au choix de l’institution et du secteur (public ou privé) dans lequel vous souhaitez évoluer. De ce fait, vous pouvez vous faire recruter dans :

  • un cabinet médical (travailler avec un généraliste ou un spécialiste),
  • les laboratoires d’analyses médicales,
  • les hôpitaux, cliniques et centres de radiologie,
  • les établissements d’hébergement pour personnes âgées (EHPAD),
  • les caisses d’allocation familiale et d’assurance maladie,
  • les centres d’imagerie médicale,
  • maisons de retraite/médicales.

Les missions que vous aurez à accomplir ainsi que la rémunération dépendront de l’institution dans laquelle vous travaillez. En exerçant dans une maison de retraite ou un centre privé, vous aurez en revanche moins de possibilités d’évolution. En optant pour le secteur public (cliniques ou hôpitaux), vos chances d’évoluer sont cependant considérables, mais vous aurez accès à des CDD et à des contrats moins avantageux que ceux du privé.

 Devenir secrétaire médicale

Les évolutions de carrière en secrétariat médical

À la fin de votre formation en secrétariat médical, vous pourrez prétendre à différents métiers avec votre certificat. Il s’agit bien évidemment du métier de secrétaire médical ou assistant médical, mais en plus de cela, vous pouvez être :

  • secrétaire ou secrétaire assistant médico-social,
  • technicien administratif et social,
  • assistant médico-administratif ou médico-social.

Comme tout autre corps de métier, il est également possible pour le secrétaire médical de connaître une évolution de carrière. Si vous évoluez dans un cabinet privé, après quelques années d’expérience concluante, vous pouvez ainsi devenir secrétaire médical de plusieurs médecins spécialistes.

Si vous travaillez dans la fonction publique, vous pouvez passer des concours pour prétendre au poste d’Adjoint des cadres hospitaliers. Vous pouvez aussi passer des épreuves territoriales pour devenir rédacteur spécialisé dans le secteur sanitaire et social.

Les possibilités d’évolution dans le secteur privé ne sont pas évidentes. De ce fait, seuls les professionnels de la fonction publique ont de réelles chances d’évoluer dans ce métier. Pour cela, ils n’ont pas besoin de suivre d’autres formations spécifiques.

Les avantages et inconvénients du métier de secrétaire médical

Le métier de secrétaire médical est une profession assez passionnante qui présente de nombreux bénéfices, mais il n’est pas sans inconvénient. En réalité, choisir ce corps de métier vous permet d’avoir assez de chances d’être embauché, en raison de la demande de plus en plus élevée.

En dehors de cela, travailler dans ce domaine vous permet de ressentir le contact humain, ce qui est utile pour lutter contre la solitude et la dépression. Il est toujours bien de se sentir utile et en occupant ce poste, vous rendez toujours service. Il faut ajouter que ce métier est assez formateur, car il permet de développer de la polyvalence pour accomplir les tâches. Si vous envisagez une reconversion professionnelle, vous pouvez vous former à ce métier assez passionnant.

On peut cependant reprocher à celui-ci d’avoir un rythme de travail assez soutenu, surtout dans le secteur privé. De plus, il exige une grande amabilité et une bonne diplomatie face à certaines situations qui peuvent s’avérer énervantes et stressantes. Il s’agit d’une profession qui requiert un niveau de sédentarité assez élevé.