Pour la bonne marche et l’efficacité d’une entreprise, créer son organigramme s’avère important. C’est cet organigramme qui va servir de repère tant aux employés qu’aux partenaires. L’utilisation d’un organigramme clair et lisible aide en effet chaque salarié à s’approprier ses fonctions et sa position dans l’entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir sur l’importance de faire un bon organigramme d’entreprise.
En quoi consiste l’organigramme d’une entreprise ?
L’organigramme d’une entreprise est à la fois un outil de communication interne et un support essentiel pour la gestion du personnel. Toute entreprise a sa propre organisation et chaque salarié d’une entreprise a des responsabilités préalablement définies. Pour une structure bien en place, les fonctions et les attributions de chaque employé d’une entreprise doivent être réparties et parfaitement organisées. Ces répartitions et ces organisations vont apparaître sur l’organigramme de l’entreprise. Dans les grands organismes tels que les centres hospitaliers, c’est la direction des ressources humaines et le service de communication qui établissent l’organigramme. Dans les petites boîtes, c’est le directeur qui l’élabore.
En quoi est- il utile aux employés et aux partenaires ?
L’organigramme est un moyen utilisé pour la gestion du personnel et un outil de communication interne dans une entreprise. Quelle est exactement l’utilité d’un organigramme pour les employés et pour les partenaires ? La mise en place d’un organigramme d’entreprise n’est pas obligatoire. Cependant, il s’agit d’un outil utilisé pour schématiser sa structure. De plus, l’organigramme est un moyen d’information et de communication entre les employés. La connaissance des relations existantes au sein de la société est plus facile grâce à l’utilisation des organigrammes d’entreprise, il en existe d’ailleurs différents types.
L’organigramme et les employés
Grâce à l’organigramme, un nouveau salarié comprend tout de suite le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise. Chacun connaît ses interlocuteurs, ses tâches et ses liens avec chaque service ainsi que sa place dans l’équipe. Tout le monde est au courant de chaque direction et département existants au sein de l’entreprise. Les fonctions et les relations hiérarchiques figurent sur les organigrammes. Les positions hiérarchiques sont ainsi bien claires. La solution pour résoudre les problèmes au niveau de l’entreprise est donc d’établir un organigramme. Il facilite l’amélioration de l’organisation. Cependant, pour plus d’efficacité, ce document doit être mis à jour régulièrement, particulièrement en cas de permutation de postes, de création d’emploi ou d’arrivée d’un nouvel employé.
L’organigramme et les partenaires
Pour les partenaires et les clients, l’organigramme les dirige vers les services correspondants à leurs besoins particuliers ou vers les personnes avec qui ils veulent s’entretenir.
Pourquoi doit-il être lisible et bien fait ?
Tout d’abord, voici les caractéristiques d’un organigramme :
- il présente l’organisation interne et les ordres de classement de l’entreprise,
- il informe les employés sur les responsables à qui s’adresser en cas de problème,
- il définit les fonctions et les tâches,
- il présente les coordonnées et les photos des employés,
- il donne aux responsables des idées pour déterminer le nombre d’employés dans chaque service et pour voir la meilleure façon de déplacer le personnel,
- il donne au personnel une idée sur une éventuelle promotion.
L’organigramme aide les employés à se situer dans l’entreprise et à connaître les responsabilités de chacun dans chaque service. Via l’organigramme de l’entreprise, chaque travailleur comprend la fin et le rôle de chaque service ainsi que le titulaire de chaque poste. L’organisation fonctionnelle et hiérarchique de l’entreprise devient plus compréhensible. Il serait donc préférable d’établir un organigramme bien structuré et facile à interpréter. Il est très important de n’omettre personne lors de l’élaboration de l’organigramme.
Comment faire afin qu’il soit lisible et bien fait ?
Tout organigramme doit être fluide, simple et bien structuré pour faciliter la lecture. L’objectif d’un bon organigramme est de fournir une vue d’ensemble de l’organisation fonctionnelle et hiérarchique de l’entreprise. Pour en faciliter la lecture, ce document doit être compréhensible et net au tout premier abord. Le choix des formes, du type des lignes, des couleurs, du cadre doit être pertinent.
Il existe différentes formes d’organigramme (en râteau, en bannière, en pyramide, en arbre, etc.), mais la plus répandue est l’organigramme en pyramide. Dans ce modèle d’organigramme, une ligne horizontale montre les liens entre les employés du même titre. Une ligne verticale représente le schéma du chef hiérarchique au-dessus de ses subordonnés. Pour que l’organigramme soit lisible et bien fait, il s’avère judicieux de suivre ces étapes clés :
- nommer la personne qui va établir l’organigramme,
- déterminer tous les services existants dans la société ainsi que chaque poste rattaché à chaque service,
- s’informer sur les différents liens existants entre les salariés et leurs collaborateurs (hiérarchique ou relation de service),
- choisir le modèle et le type d’organigramme,
- valider avant de le terminer pour pouvoir le diffuser.
Avec une telle démarche, l’entreprise va disposer d’un organigramme clair et efficace. Les employés ont un repère et les clients et partenaires ont un guide.
Comment diffuser l’organigramme d’entreprise ?
Après la création de l’organigramme, il faut le rendre visible par tout le monde. L’organigramme doit être affiché dans un lieu accessible à tout le personnel de l’entreprise. Il doit ensuite être partagé à tous les services et à tous les employés. Pour une diffusion plus large, particulièrement pour les clients et les partenaires, l’organigramme peut être émis en ligne, sur le site de l’entreprise.
Salut, c’est Antho ! Auto-entrepreneur depuis peu, je suis venu pour donner des conseils à tout ceux qui veulent mieux maitriser le monde impitoyable de l’entreprise !