L’organigramme est une schématisation de la structure d’une entreprise, permettant de connaitre la position hiérarchique de chaque poste ainsi que le rôle de chacun. Il donne également un aperçu global de la structure de toute institution. Voici un focus sur l’organigramme d’entreprise et la manière d’en concevoir.
Un organigramme, c’est quoi ?
L’organigramme d’entreprise est une figure représentative sous forme de schéma des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques présents au sein d’une entreprise. Il donne une vue d’ensemble de la répartition des postes ainsi que des fonctions dans une structure.
L’organigramme, ou diagramme organisationnel est, donc une cartographie simplifiée permettant de visualiser globalement les différentes relations de commandement et les rapports de subordination afin d’avoir une vision claire et simple de l’entreprise ou de l’institution.
Un organigramme comporte diverses cases, des formes ainsi que des photos représentant des personnes et des postes. Il peut aussi contenir des informations telles que les contacts, les liens vers des pages et autres illustrations.
Afin de maximiser son efficacité, un organigramme doit être mis à jour régulièrement, notamment à l’occasion de la création de nouveaux postes ou de nouvelles embauches dans la société.
À quoi sert-il ?
L’organigramme est un puissant outil de communication qui est dédié à faciliter la compréhension des rapports et des relations existant dans la structure. Il possède de nombreux rôles aussi importants les uns que les autres. En voici quelques-uns :
- Il permet à une personne récemment embauchée de comprendre le fonctionnement organisationnel d’une société ;
- Il apporte une meilleure connaissance de ses interlocuteurs ainsi que de mieux définir leurs rôles au sein de l’entreprise, les liens inter-métiers. Les rapports de subordination sont éclaircis et chacun a une meilleure vision de sa place dans l’équipe. Globalement, il optimise l’efficacité en entreprise.
- Il constitue un outil d’analyse des probables dysfonctionnements internes. Grâce à l’organigramme, les dirigeants peuvent apporter des mesures rectificatives aux problématiques organisationnelles.
- Il facilite la redéfinition des tâches incombant à chaque employé, ce qui optimise l’organisation. Il permet de réduire le coût de la masse salariale.
- L’organigramme peut être utilisé par les acteurs externes à l’entreprise, tels que les clients ou les différents partenaires afin que ces derniers aient une meilleure vision globale du fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, ils seront en mesure de connaitre vers qui s’adresser pour chaque besoin.
Quels sont les avantages de créer et d’utiliser un organigramme ?
Outil d’information et de communication puissant au sein de la société, l’organigramme offre de nombreux avantages aussi bien pour les dirigeants que pour le personnel. Voici les principaux avantages tirés de sa mise en place et de son utilisation :
- Les salariés connaissent leurs chefs hiérarchiques directs afin de savoir à qui s’adresser en cas de besoins ;
- Mise en évidence des différentes hiérarchies, et de la structure interne ;
- Cette représentation permet de mieux déterminer les rôles et les postes de chacun ;
- Grâce à l’inscription des coordonnées de chaque employé, il est facile de les contacter rapidement ;
- Les dirigeants peuvent déterminer rapidement le nombre d’employés affectés à une équipe, dans un service ou un département ;
- Un organigramme offre à chaque salarié une meilleure vision de la possibilité d’évolution de carrière.
Quelles sont les limites de cet outil ?
Bien que l’organigramme soit un outil performant indisponible pour une entreprise, il montre ses limites en de nombreux points, ce qui fait qu’il doit être associé à d’autres outils pour être complet. Voici ses principales limites :
- Il ne donne qu’une vision globale des postes et tâches de chaque membre du personnel et des cadres supérieurs. L’ensemble des missions rattachées à chaque métier est détaillé dans les fiches de poste des employés ;
- L’organigramme est également figé et ne met pas en évidence la polyvalence d’un poste ainsi que la transversalité de certaines missions ;
- Dans le cas d’une structure très complexe, l’organigramme peut s’avérer assez souple pour représenter cette complexité ;
- Dans le cas des entreprises modernes qui s’externalisent beaucoup en ayant des réseaux partout dans le monde, il est difficile pour l’organigramme de mettre en exergue ;
Quels sont les différents types d’organigrammes ?
Il existe différents types d’organigrammes. Chacun dépend du public ciblé par l’outil, de l’entreprise ainsi que des informations à communiquer dessus. Il est possible qu’une société n’ait besoin que d’un seul organigramme, mis il n’est pas rare de découvrir de nombreux types dans une même entreprise.
Généralement, il existe 4 grands types d’organigrammes d’entreprise :
- Fonctionnel ;
- Divisionnel ;
- Matriciel ;
- Horizontal.
L’organigramme hiérarchique fonctionnel
Cette première représentation est parfaitement adaptée pour décrire une structure classique. D’une manière générale, un organigramme hiérarchique débute par les différents directeurs avant de se diviser en divers départements.
Dans chaque département, il est possible de distinguer les cadres supérieurs, intermédiaires, ainsi que les chefs de mission, et les subalternes. Il s’agit, entre autres d’une pyramide qui va des membres de chaque département jusqu’au PDG. Ce type d’organigramme est l’un des plus faciles à lire.
L’organigramme divisionnel
L’organigramme divisionnel est particulièrement efficace pour les sociétés qui sont organisées par lignes de produits et par régions géographiques. À l’instar de l’organigramme hiérarchique, il est représenté par un dirigeant ou un PDG à sa tête.
Néanmoins, ce qui le différencie du type précédent, c’est qu’au lieu de se diviser en départements, il est partagé en secteurs d’activités. C’est au niveau de chaque secteur que les départements sont affichés. Il y a notamment les ressources humaines, le marketing, la comptabilité, les affaires juridiques. L’on y retrouve les personnes occupant chaque poste.
L’organigramme matriciel
Il s’agit d’un organigramme destiné aux sociétés disposant d’équipes et de membres d’équipes ayant en leur sein plusieurs responsables. A titre d’illustration, Il existe une possibilité qu’un journaliste soit à la fois affecté à la présentation du bulletin des nouvelles, mais également au bulletin financier. Pour réaliser ces deux tâches, il se réfère à deux directeurs différents.
A noter que ce genre de collaboration avec deux superviseurs à la fois présente certains risques organisationnels, étant donné la possibilité de naissance de conflits internes, mais les entreprises trouvent généralement des solutions pour créer un environnement de collaboration entre les responsables et l’employé.
L’organigramme horizontal
L’organigramme horizontal convient surtout aux petites sociétés. Il contient environ 2 niveaux, à savoir celui des responsables administratifs et celui des travailleurs. Des lignes pleines indiquent la chaine de commandement principale et des lignes discontinues qui montrent les positions hiérarchiques secondaires.
Dans ce genre de structure, il est fréquent que les supérieurs et les subordonnés participent ensemble à la prise de décision. Chacun dispose davantage de responsabilités, étant donné leur effectif peu élevé. Le travail d’équipe et la confiance sont primordiaux au sein de cette structure.
Comment créer un organigramme d’entreprise ?
Il existe de nombreux logiciels qui permettent de créer un organigramme d’entreprise. Néanmoins, les outils informatiques classiques tels que Word, Excel ou PowerPoint offrent une alternative facile et rapide de mettre en place un organigramme efficace et clair.
PowerPoint
Pour utiliser PowerPoint afin de réaliser un organigramme, voici la marche à suivre :
- Lancer l’outil et ouvrir un nouveau document PowerPoint ;
- Cliquer sur l’onglet Insertion, puis choisir SmartArt ;
- Sélectionner « Hiérarchie » et choisir un modèle d’organigramme selon le besoin ;
- Cliquer ensuite dans chaque forme pour y insérer du texte.
Il est possible de réorganiser facilement l’organigramme en allant à l’onglet Outils SmartArt. Les boutons Promouvoir/ Abaisser permettent de déplacer les formes de manière verticale. Les boutons Monter/Descendre permettent de déplacer les formes horizontalement.
Word
Word n’est, certes, pas la solution la plus pratique pour mettre en place des organigrammes, mais c’est une excellente alternative pour obtenir des résultats corrects et faciles à réaliser. Pour cela :
- Déplacer le curseur vers l’onglet Insertion et sélectionner SmartArt ;
- Cliquer sur Hiérarchie et choisir un modèle d’organigramme parmi ceux proposés ;
- Ajouter ensuite du texte à chaque forme représentant une personne ou un poste ;
- Dans le cas où il est nécessaire d’ajouter des formes supplémentaires à l’organigramme, aller sur l’onglet Création des Outils SmartArt et cliquer sur Ajouter une forme ;
- Afin de déplacer une position dans l’organigramme, cliquer sur son nom dans la boite de dialogue textuelle. Appuyer ensuite sur la touche Tab pour la déplacer vers le haut ou sur Maj+Tab pour la faire monter. Il est aussi possible de gérer les hiérarchies grâce à l’onglet Création des Outils SmartArt.
- Il est possible de gérer les couleurs et les polices ainsi que les dimensions en allant dans les onglets Création et Format des Outils SamrtArt.
Visio
L’outil Visio permet de concevoir des organigrammes de manière simple en se servant de la méthode Drag & Drop. Il offre la possibilité de se connecter à des données provenant de fichiers Excel ou Active Directory dans le but de générer automatiquement des organigrammes.
Pour réaliser un organigramme efficace et percutant, voici les démarches à effectuer :
- Lancer l’outil Visio et cliquer sur « Assistant Organigramme » ;
- Sélectionner « Informations stockées dans un fichier ou une base de données » ;
- Répondre à plusieurs questions ;
- Importez des images si nécessaire ;
- Cliquer sur « Terminer ».
Ceux qui ne disposent pas d’informations à importer depuis Excel peuvent insérer directement les données dans l’Assistant Organigramme.
Salutations, Eglantine à votre service pour tout ce qui concerne l’économie et la finance !