Très bientôt, la facturation électronique deviendra un passage obligé pour bon nombre d’entreprises. Cette initiative, ancrée dans la modernisation de l’économie, a pour but de fluidifier les transactions, minimiser les frais administratifs et optimiser les procédures de facturation. Dans cet article, découvrez tout sur cette exigence de facturation électronique et ses retombées pour votre business. C’est parti. 

Qu’est-ce que la facturation électronique au juste ?

La facturation électronique, loin d’être une simple transformation digitale, incarne une révolution dans la manière dont nous créons, envoyons, recevons et conservons nos factures. Faisant appel à des fichiers structurés numériquement et circulant via le Portail Public de Facturation (PPF) ou via des plateformes dématérialisées (PDP) qui se positionnent en partenariat direct avec l’administration. Si, à première vue, la facturation électronique pourrait ressembler à l’acte d’envoyer une facture en PDF par mail, la différence réside essentiellement dans le fait qu’une image de facture PDF ne répond en rien à la notion de fichier de données structurés attendue par le législateur.

Il est donc crucial de distinguer ‘facturation électronique’ de ‘facturation dématérialisée’. Si vous avez l’impression d’avoir déjà adopté cette innovation en envoyant vos factures en PDF, détrompez-vous ! La législation, à travers l’article 153 de la loi de finances pour 2020, a précisé l’obligation d’opter pour l’e-invoicing avec l’un des trois formats sécurisés retenus (UBL, CII, Factur-X), pour les entreprises, clients, fournisseurs et prestataires soumis à la TVA.

Quels sont les avantages de vous conformer à la facturation électronique ?

La dématérialisation des factures engendre de multiples bénéfices pour les entreprises, qui dépassent largement le simple passage au numérique. Voici un éclairage sur les points forts de cette mutation.

Gains administratifs et allègements budgétaires

Adopter la facture électronique allège la charge administrative en simplifiant la gestion des factures. Les opérations longues et manuelles, comme l’impression, le classement, l’envoi par courrier et le contrôle des factures, se trouvent considérablement diminuées. Cela libère du temps pour des missions plus stratégiques.

De plus, en se passant des frais d’impression, d’envoi, de fournitures et de conservation des documents papier, on observe une réduction des dépenses. Cela se traduit par des économies sur les matériels, les frais postaux et le stockage. Le traitement accéléré des factures numériques peut par ailleurs dynamiser la gestion financière en raccourcissant les délais de paiement.

Optimisation de la performance et de l’exactitude

La dématérialisation de la facturation dynamise les cycles de facturation tout en minimisant les risques d’erreur. Les données structurées (26 seront obligatoires) sont extraites directement des logiciels de l’entreprise, évitant ainsi des erreurs de saisie. La transmission numérique directe aux clients supprime également les temps d’attente postaux.

Grâce à l’automatisation, les erreurs inhérentes à la manipulation humaine, comme les oublis ou les erreurs de calculs sont évitées. Les données issues directement des systèmes garantissent une exactitude et une intégrité accrues. Un bénéfice notable pour renforcer la confiance client et solidifier les liens commerciaux.

Renforcement de la traçabilité et facilité d’accès

La facturation numérisée assure une meilleure traçabilité et un accès simplifié aux documents. Les entreprises ont la capacité de rechercher, consulter et archiver leurs factures numériquement, un atout lors des audits ou vérifications. Les métadonnées des factures, comme les dates d’émission et de paiement, sont aisément consultables.

Cette forme de facturation encourage la coopération interne. Les documents peuvent être transmis rapidement et en toute sécurité, fluidifiant les échanges au sein de l’entreprise et réduisant les temps d’attente liés au transfert de documents papier.

un téléphone portable posé sur une table à côté d'un rouleau de papier

Quelles sont les obligations légales liées à la facturation électronique ? 

La facturation électronique, devenue une obligation pour les entreprises assujetties à la TVA, touche tous les secteurs et tailles d’entreprises. Cette exigence est particulièrement prévalente pour celles traitant avec des entités publiques ou d’autres entreprises. Pour être conforme, une facture électronique doit comporter 26 données structurées obligatoires dont des informations clés telles que : 

  • les coordonnées des parties, 
  • le numéro d’identification fiscale, 
  • le détail des biens/services, 
  • les montants taxables, 
  • et les conditions de paiement, entre autres. 

Les trois formats socles du nouvel écosystème de facturation seront UBL, CII ou Factur-X. Seuls ces trois formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation. D’autres formats tels que des formats EDI spécifiques (Eancom, EDIFACT, Galia…), pourront encore être traités mais uniquement par le biais d’une PDP. La mise en conformité avec ces obligations, permet aux entreprises de bénéficier des atouts de la facturation dématérialisée tout en respectant la législation.

Quels sont les délais pour se conformer à l’obligation de facturation électronique ? 

La conformité à l’obligation de facturation électronique a été reportée pour permettre aux entreprises une transition en toute sérénité. Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet, la nouvelle date d’application de cette réforme sera spécifiée dans la loi de finances pour 2024. Il est à noter que les factures électroniques circuleront via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF) accréditée par l’administration fiscale. De plus, un service d’immatriculation dédié aux PDP a été lancé en mai 2023.

Comment mettre en place la facturation électronique dans votre entreprise ? 

La transition vers la facturation électronique nécessite une méthodologie bien structurée. Initialement, il est primordial d’évaluer et d’ajuster les systèmes et processus internes actuels pour s’assurer qu’ils sont compatibles avec cette nouvelle forme de facturation. Dans les situations où les systèmes existants s’avèrent inadaptés, un investissement dans une solution spécifique est nécessaire, suivi par son intégration fluide avec d’autres systèmes internes. 

De plus, il est crucial de définir des flux de travail précis pour la gestion des factures électroniques. Et d’envisager le choix d’un prestataire de services compétent, dont le rôle est de garantir la conformité réglementaire, d’offrir une infrastructure robuste et de fournir un support client optimal, tout en proposant un coût raisonnable. Des acteurs spécifiques vont composer le nouvel écosystème, à savoir le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD), chacun jouant un rôle distinct pour assurer une transition en douceur à toutes les entreprises selon leur maturité digitale, leurs ressources et leurs spécificités métier. 

Finalement, la réussite de cette initiative repose grandement sur la formation des employés à l’utilisation des nouveaux outils et à la sensibilisation aux avantages intrinsèques de la facturation électronique. En combinant tous ces éléments, une entreprise est bien positionnée pour adopter efficacement la facturation électronique.

Prêt à réussir votre transition vers la facturation électronique ? 

L’obligation de facturation électronique transforme le paysage des transactions commerciales, poussant les entreprises vers des méthodes de facturation totalement numériques. La législation vise l’efficacité, la transparence et la modernisation. La facturation électronique présente des avantages tels que la simplification des processus, la réduction des coûts et une meilleure traçabilité. Toutefois, la transition implique des défis, notamment en matière de sécurité des données et d’interopérabilité des systèmes. Pour réussir, les entreprises doivent investir dans la sécurité, l’intégration des systèmes et la formation des employés. En fin de compte, bien qu’elle présente des défis, la facturation électronique est avantageuse pour les entreprises, les aidant à optimiser leurs opérations et à rester conformes tout en se positionnant favorablement dans un marché dynamique.