Comment utiliser les cartes prépayées pour le remboursement des frais professionnels ?

Constituant souvent des sources de problématiques au sein des entreprises, les frais professionnels peuvent être difficiles à gérer. L’absence de certains justificatifs, le manque de limitation et de suivis font généralement grimper rapidement ces frais. Heureusement, avec l’essor des cartes prépayées, il est désormais possible de mieux organiser ces charges au niveau des entreprises et des collaborateurs. Découvrez les avantages de l’utilisation de ces cartes pour le remboursement des frais professionnels et comment les utiliser.

Pourquoi utiliser des cartes prépayées pour rembourser les frais professionnels ?

L’utilisation de cartes prépayées pour le remboursement des frais professionnels présente plusieurs avantages pour les entreprises et les employés.

Simplification du processus de remboursement

Les cartes prépayées simplifient considérablement le processus de remboursement des frais professionnels. Les employés n’ont plus besoin de remplir de formulaires de remboursement fastidieux ou d’attendre le traitement de leurs demandes de remboursement.

Réduction des erreurs de remboursement

Les cartes prépayées permettent de réduire les erreurs de remboursement, dans la mesure où les transactions sont enregistrées électroniquement et peuvent être facilement suivies et vérifiées. De plus, à l’instar des recharges Transcash, alimenter ces cartes est facile et rapide. Les démarches sont donc allégées et rendues plus pratiques.

Amélioration de la visibilité et du contrôle

Les entreprises peuvent mieux contrôler les dépenses des employés en fixant des limites de dépenses autorisées et en suivant les transactions en temps réel. Les collaborateurs peuvent également avoir une meilleure visibilité sur les limites de dépenses autorisées et les soldes disponibles sur leurs cartes prépayées. La gestion des frais est alors plus simple et les dépassements peuvent être évités.

Réduction des coûts

Les entreprises peuvent économiser des frais de traitement et de traitement des demandes de remboursement de frais professionnels en utilisant des cartes prépayées. Les employés peuvent également économiser des frais bancaires liés aux retraits d’espèces ou aux paiements par carte de crédit.

Flexibilité

Comme les cartes bancaires classiques, les cartes prépayées offrent une grande flexibilité en termes de dépenses autorisées, de montants maximum autorisés et de méthodes de remboursement, ce qui peut répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise et de chaque employé.

Comment utiliser les cartes prépayées ?

Voici les étapes à suivre pour utiliser les cartes prépayées pour le remboursement des frais professionnels :

• D’abord, l’entreprise doit mettre en place un système de gestion des cartes prépayées pour le remboursement des frais professionnels. Cela peut inclure la sélection d’un fournisseur de cartes prépayées, la définition des limites de dépenses, la mise en place de contrôles et de processus de validation ;
• Les employés doivent ensuite recevoir leur carte prépayée et enregistrer celle-ci auprès du fournisseur de la carte. Ils doivent également suivre les instructions pour l’activer et la protéger avec un code PIN.
• Lorsque l’employé doit faire une dépense professionnelle, il utilise sa carte prépayée en magasin ou en ligne, comme il le ferait avec une carte de crédit traditionnelle. Il conserve le reçu ou la facture de la transaction.
• Après la dépense, l’employé peut télécharger les informations de la transaction sur le portail de gestion de la carte prépayée ou les transmettre à l’entreprise, selon les instructions spécifiques de la politique de remboursement des frais professionnels de l’entreprise.

L’entreprise peut alors valider la transaction et effectuer le remboursement correspondant sur la carte prépayée de l’employé. Le remboursement peut être effectué directement sur la carte prépayée ou sous forme d’un virement bancaire sur le compte de l’employé.