Application sur mesure pour la gestion de vos astreintes

La mise en place de périodes d’astreinte peut être nécessaire pour répondre aux différents besoins d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Il s’agit d’une solution légale à laquelle les chefs d’entreprise peuvent avoir recours. Toutefois, la gestion de ces astreintes peut être particulièrement compliquée et nécessite une bonne organisation. C’est pourquoi l’utilisation d’outils adaptés est nécessaire, notamment une application sur mesure pour gérer les appels en urgence. Comment cette dernière peut-elle vous aider ? Quelles en sont les fonctionnalités ?

La gestion des astreintes : une tâche complexe pour les entreprises

L’astreinte est prévue par le Code du travail dans son article L.3121-9. Il s’agit d’une période durant laquelle un salarié peut être sollicité pour une intervention liée à ses fonctions dans l’entreprise, même lorsqu’il est absent. La période d’astreinte doit être prévue dans un accord de convention collective. C’est également possible sans, en respectant certaines conditions comme l’avertissement de l’inspection du travail.

La gestion et l’organisation des astreintes peuvent être particulièrement compliquées pour une entreprise, étant donné tous les facteurs à prendre en compte. Il faut notamment respecter le temps de repos légal des travailleurs, organiser les plages horaires d’intervention, ainsi que les délais de prévenance et gérer les temps spéciaux (la pénibilité, le temps de s’habiller…) pour que le temps de travail soit respecté.

Il est également essentiel de réaliser un suivi minutieux des temps d’intervention, surtout pour les entreprises avec un rythme de travail soutenu. Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil performant et adapté devient une nécessité absolue.

Pour une efficacité optimale, il est conseillé d’organiser les astreintes étapes par étape :

• déterminer toutes les fonctions concernées,
• organiser les horaires de salariés concernés par l’astreinte,
• prévoir les moyens nécessaires pour assurer les interventions,
• fixer les obligations des salariés durant la période d’astreinte,
• déterminer le mode d’enclenchement du processus (appel téléphonique, alarme, SMS, mail…),
• établir le nombre et la fréquente d’astreinte pour chaque salarié.

Les fonctionnalités d’une application de gestion d’astreintes

Les applications de gestion d’astreinte peuvent vous être d’une grande aide, grâce aux différentes fonctionnalités qu’elles proposent.

Le ticketing et l’astreinte téléphonique

C’est l’une des fonctionnalités principales de ce type d’outil. Lorsqu’un client a besoin d’une prise en charge, un ticket d’intervention est mis en place, avec la demande en question et tous les détails qui peuvent faciliter le travail. Une fois le ticket mis en place, les employés concernés, ainsi que leurs superviseurs, reçoivent une notification automatique. Ils ont, dès lors, accès à toutes les informations liées à l’intervention. Cette fonctionnalité favorise des interventions rapides, que ce soit pour des demandes de maintenance, de dépannage ou encore d’assistance.

Vous pouvez également choisir d’ajouter à l’application la fonctionnalité d’astreinte téléphonique. Dans ce cas, une équipe de téléopérateurs intervient pour filtrer les demandes des clients et prévenir les équipes par message ou via des appels. Ils peuvent également s’assurer que les clients en question ont bien un contrat avec votre société. Il est conseillé de contacter une société spécialisée en gestion d’appels pour découvrir ce qu’est l’astreinte téléphonique et organiser ainsi plus facilement l’intervention de vos équipes.

Le contrôle et le suivi des agents et leurs interventions

Alerter les équipes pour une intervention rapide n’est pas la seule fonctionnalité de ce type d’application. Le programme assure également le suivi des interventions des agents. Plus concrètement, il permet de pointer la prise de service de chacun, selon les horaires établis. En cas de retard ou d’absence, les superviseurs sont directement informés et d’autres agents peuvent être contactés immédiatement pour prendre le relais.

Un paramétrage avancé pour une prise en charge sur mesure

Les applications de gestion d’astreinte offrent aujourd’hui des paramétrages avancés pour faciliter le travail de toute l’équipe et assurer des prises en charge de qualité auprès des clients.

Pour cela, vous aurez à indiquer les clients et entreprises pour lesquels vous travaillez régulièrement. Il faudra également enregistrer toutes les informations liées à vos agents, avec leurs fonctions, leurs coordonnées et leur domaine d’intervention. Vous pouvez associer à chaque technicien des tâches et des horaires spécifiques.

Vous pouvez également créer des plannings sur mesure pour chaque site d’intervention et pour une période précise (semaine, mois…). Vous aurez à indiquer dans l’application non seulement les dates, mais également les heures précises d’intervention.

Ainsi, la gestion des astreintes se fait de manière automatique, sans que vous ayez besoin d’intervenir à chaque fois.

Le fonctionnement des prises de poste avec une application d’astreinte

L’utilisation d’une application d’astreinte n’a rien de compliqué. Pour la gestion de prise de poste par exemple, il vous suffit de réaliser le paramétrage préalable avec les informations nécessaires. Ces informations concernent notamment le début et la fin de service de vos agents selon l’organisation prévue. Chaque agent appelle les téléopérateurs à chaque début et fin de service. Ce sont alors ces derniers qui vont contrôler la prise de poste du personnel.

En cas de retard ou d’absence de prise de poste par les agents prévus, des alertes sont automatiquement envoyées aux superviseurs concernés et à des régulateurs. Ces derniers vont à leur tour réaliser un appel en cascade vers des niveaux de recours et mettre en œuvre les solutions que vous avez paramétrées. Le paramétrage permet de prévoir plusieurs niveaux de recours pour faire face à toute situation. L’application peut également permettre la traçabilité de toutes les actions réalisées par vos agents lors de périodes d’astreinte.

L’avantage d’une solution de gestion sur mesure

Une application sur mesure peut être nécessaire lorsque vos exigences sont très spécifiques et particulièrement complexes. Les applications d’aujourd’hui peuvent être paramétrées selon les modalités et les contraintes de vos astreintes. Il est aussi possible d’aller plus loin. Vous pouvez en effet demander l’ajout de fonctionnalités et options supplémentaires qui répondent à vos besoins. Certains spécialistes assurent ces développements supplémentaires sur demande.

Application de gestion des astreintes : les secteurs concernés

Presque tous les domaines d’activité peuvent utiliser ce type d’application pour faciliter le quotidien des chefs d’entreprise et de leurs différents agents.

Informatique

Une grande partie des activités d’une entreprise d’informatique consiste à régler les dysfonctionnements de logiciels, à maintenir, mettre à jour ou dépanner le matériel informatique des clients, ou encore à leur offrir une assistance informatique. Ainsi, une application de gestion d’astreinte peut être d’une grande aide.

Industrie

Ce type d’outil est également essentiel pour faciliter l’assistance des clients pour les différents appareils qu’ils utilisent, mais également pour faciliter l’intervention des techniciens en cas de dysfonctionnement. Une prise en charge rapide est en effet nécessaire pour ne pas impacter l’activité des utilisateurs.

Sécurité

L’application de gestion d’astreintes vous permet d’organiser facilement les missions de vos agents de sécurité, en coordonnant les différentes interventions. Elle est particulièrement pratique lorsque votre entreprise est chargée de surveiller un lieu en particulier et que les agents doivent se relayer. L’application permet alors de s’assurer que chacun a bien pris et quitté ses fonctions aux heures indiquées. Elle permet également d’alerter facilement les responsables en cas de problème, ou de besoin de dépannage lié aux éléments de sécurité incendie par exemple.

Transport

Si vous travaillez dans le transport de marchandises, l’utilisation de ce type d’application permettra à vos agents d’être informés d’une livraison de colis urgente, pour qu’elle soit réalisée dans les meilleurs délais. Il en est de même si vous travaillez dans le transport des personnes (taxis, VSL ou ambulances). L’utilisation d’un tel outil permettra à votre équipe d’être informée d’une prise en charge urgente, même la nuit ou le week-end.

BTP

Que vous travailliez dans la construction ou la rénovation de bâtiments, des urgences peuvent toujours survenir et nécessiter l’intervention de vos techniciens. Grâce à une application de gestion d’astreintes, vous pourrez facilement satisfaire vos clients, ainsi que coordonner et suivre le travail de vos équipes.

Artisans et autres professionnels

C’est également valable pour les professionnels travaillant dans d’autres secteurs tels que la plomberie, l’électricité ou encore la serrurerie. Fuite d’eau, problème de canalisation ou encore chauffage défectueux, le service d’astreinte vous permet de joindre facilement vos agents, quel que soit le jour ou l’heure.